前兩篇文章〈博士生如何申請千里馬？〉、〈聯繫國外教授並索取推薦函〉我們介紹了科技部千里馬的申請方式，以及如何和外國教授們聯繫；當你成功獲得了補助一直到出國前，還有很多事情需要忙碌。這裡以我2017年申請、2018年出國的經驗跟大家分享。本次分享的是台大博士班學生至日本京都大學的經驗，介紹申請簽證、拿補助流程。

每年公布補助結果的時間不一定，我當年就等到11月29日，超級煎熬…
這裡先談談如果沒有通過補助。
如果沒有通過補助，你仍然能夠選擇去之前同意你去的國外研究機構；然而你可能要考慮其他的補助計畫，或是準備足夠的費用再過去。即使是不好的結果，仍然請你寫信給國內與國外曾幫你寫推薦函、同意書的教授，謝謝他們對你的幫助，以及你接下來如何打算。

當然，如果你很成功獲得補助了，真的萬分恭喜！
近年來科技部很積極地辦理相關的說明會，如果有機會別忘了去參加他們所辦的小聚，能認識很多同期與學長姐，更重要的是之前出國學長姐們的經驗談喲！他們一定能給大家很多關於簽證申請與當地生活的建議。

由於我是2017年從台大語言學研究所申請、2018年出國至日本京都大學，這裡分成兩方面的流程，提供大家參考。

國外：日本京都大學

今天跟大家分享的是申請去日本京都大學的過程，可能有些部分也適合給即將去日本的朋友們參考；如果你是要去美國，可以到ROGIL看張瑜芸學姐的分享。

與教授聯繫，再次確認出國事宜

因為申請到放榜中間過程相當漫長，如果這段時間沒有與國外教授聯絡，當你拿到獎助金後，務必盡快與國外教授聯繫。寫信時可以沿用之前來往的信件（以免信件被堆到底下或垃圾桶），說明自己已經拿到補助、感謝教授之前的協助，並再次向教授確認一些出國前的準備事宜。以下有幾個關鍵要請大家寫信時特別注意：

• 出國研究的期間：每個國家開學日期不一樣，教授們基本上會希望你跟著學校的日期走，這樣在行政手續上都會比較方便。因為日本開學是在四月多，所以日本的教授建議我四月的時候過去；而美國的開學是在八月或一月。因此，請與教授討論究竟何時出國較佳（記得不要超過千里馬的期限啊）。出國研究期間的身分與簽證：出國最麻煩的就是簽證了，每個國家遇到的問題都不太一樣，這時候如果已經有認識的學長姐，趕快問他們相關的經驗；在與老師的信件中也別忘了詢問這件事。
• 以日本京都大學來說，原先京大教授給的同意信是將替我以「Special Research Student」申請；不過這個身分每月需繳交學雜費（29,700 JPY/月）；幸好過去有經驗的學長姐的說明（我已事先加入了京大的留學生社團），才知道我們可以：
  ［學校身分］以「外国人共同研究者」的身分進京大
  ［簽證類型］以「文化活動（Cultural Activities）」的在留卡進日本。
  如果對方的教授曾經處理過類似事件，他們可以很快處理；我則是先提供了過往學長姐的申請資料與經驗後，教授再向京都大學辦事處提出申請，最後終於成功！
  ＊這裡特別建議，申請留在外國的簽證時間盡量比核定的時間多一兩個月；舉例來說，如果你是出國一年，簽證時間可以問能不能加到一年兩個月，這樣會有比較多的時間認識新環境和搬家。
• 出國研究的住宿：建議也可以詢問老師住宿事宜，因為未來會和國外研究室保時緊密的關係，這樣的身分通常也可以申請校內的宿舍。
  舉例來說，京都大學就有開放宿舍申請，但是需要由老師出面幫忙提交申請。
• 出國研究期間需要做的事情：去研究室要做什麼？一週要去幾次？有沒有什麼結束前需要完成的任務等。

當上述這些事情與老師討論完畢後，會慢慢的開始行政手續。而且這些行政手續可能都要至少一兩個月跑不掉，所以…盡快動手吧！也記得不要把出國日期押得太緊，因為行政通常是最耗費時間的。

京都大學身份申請：在留資格認定證明書

與教授確認我可以拿到「外国人共同研究者」的身份後（2016/01/14），十天後終於等到VISA的申請書下來了！這份申請書會直接由京都大学国際交流サービスオフィス寄送email過來，信件內會附上要填寫的連結過來。其中比較特別的是：

• Financial support certificate e.g. scholarship, evidence of bank balance

這時候，就可以進入科技部網頁下載財力證明，以佐證我們在國外的期間有獲得補助。

寄出申請後若太久沒有回應，記得再向校內辦事單位詢問。當學校把資料寄給日本辦事處後，「在留資格認定證明書」會直接快遞寄來台灣（約兩天就到了）。拿到資料後，請先掃描QR code告知京大已收到資料，接下來就是台灣國內自己的辦事手續了。

國內(1) 日本簽證申請

當我們收到來自日本的資料後，就要找日本台灣交流協會來申請簽證，台北、高雄各有一間辦事處，地址為：

台北辦事處：105台北市松山區慶城街28號
高雄辦事處：802高雄市苓雅區和平一路87號9-10樓

當時我人在高雄，因此以下以高雄交流協會為例；台北應該大同小異。
當我們把所有的簽證資料備齊後（注意，一定要有「在留資格認定證明書」正本），就可以不用預約，直接前往辦事處。上樓後，管理員會很細心地確認是否備齊所有資料，也會教導怎麼寫申請書。
申請書填完後領號碼牌，將所有資料交到窗口，窗口會告知你可以領取的時間（至少一天），也需要把護照等資料留在那裡。
到了可以領取的時間，一樣再去辦事處領簽證；窗口會依你的身份和前往的地方收取費用。

到目前為止，去日本沒有問題啦！

國內(2) 台灣大學

當出國的簽證沒有問題後，再來就要跑校內的流程了。
經過詢問，千里馬期間是可以休學的！只是你當初在申請時需要在學，但它的經費來源不同，所以出國的期間並沒有強制要求一定要保留學籍，只要國外研究機構同意就好。因此大家可以衡量看看休學／不休學哪個選項比較適合你（男生還會有兵役問題）。

休學／學雜費減免

如上所述，出國期間可以保留學籍（又分：繳全額學費／學雜費減免），或是休學。
學雜費減免：可以減免為1/4的學費，然而要完整的學期才能減免（我不適用，因為我四月出國時已經學期中，無法減燙免Q_Q）
休學：需要確認你的畢業年限是否會超過；如果男生未當過兵，需注意兵役問題哦！其他詳情可以詢問相關承辦人員喲！

宿舍

如果國外的宿舍恰巧可以跟我們的學期接上，那就沒有太大問題；但日本是四月開學，所以如果你在外租屋或是住校內宿舍，也要去處理一下。

這裡以太子水源BOT的情況介紹一下。這要端看你的身分：
「交換生」：可以以「宿舍保留」的方式，會先退還你押金，再將你現在所擁有的住宿資格保留下來；
「休學」：照理說不得保留宿舍，而且也拿不回押金。太子他們根本不管你的休學原因。
在與住宿組討論很久後，原來可以選擇以「學雜費減免」的方式保留學籍，再申請宿舍保留。我後來是先去申請校內交換生的手續，去太子申請宿舍保留及退押金，再去辦理休學。這樣兩方都可以兼顧了。

簽合約及領補助款

處理完學籍和宿舍的雜事後，再來就是最重要的流程－－簽署合約、領補助款。這時台大會提供合約，要附上：

1. 研究機構同意函影本一份：當時千里馬申請時的那份即可（但美國需要交上J1簽證；日本的話也是要交上簽證的）
2. 合約書正本五份：需要保證人兩人，並要資格證明文件（若非台大的教授，便需交上所得資料），自己及保證人都要簽名及蓋章
3. 經費核定清單：已附上
4. 公文：已附上
5. 申請書：已附上

當準備好所有資料後，便可以到「研教組」交資料；研教組會給你一張流程表教你怎麼跑公文；公文隨後會上呈到科技部，當科技部回文下來後，再回到所辦，請所辦教你如何申請補助款。
從簽署合約到補助款下來，至少需要一個多星期的時間。中間過程有點繁複，盡量自己跑比較能夠掌握進度。我因為時間實在來不及，後半段借款的部份還委託學妹幫忙（感激）。所以大家如果簽證即早下來，就盡快辦理喲。

這部分寫得比較簡略，其實學校辦事人員都是各位的好朋友哦啾咪！

辦完所有的事情後，就是機票買好，出國去啦！
我相信事情雖然繁複，但這七個月到一年的時間絕對會是你相當珍貴的一年。
如果有任何問題歡迎隨時留言問我囉，如果您也是千里馬的好朋友，也歡迎分享您的資訊給大家知道哦！也祝福大家一切順利 🙂

感謝收看:D

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